Ga naar de inhoud

VACATURE SECRETARIS NVWA PER 1 APRIL 2024 (OP VRIJWILLIGE BASIS)

De secretaris is verantwoordelijk voor de correspondentie van de vereniging zowel intern als extern.

De secretaris is bevoegd om de correspondentie binnen de werkgroepen naar de coördinator van de werkgroepen te delegeren. De correspondentie van het bestuur verzorgt de secretaris zelf. De correspondentie van de werkgroepen is gedelegeerd naar de werkgroepen. De uitgaande correspondentie wordt ondertekend door de voorzitter en/of secretaris. De werkzaamheden van de secretaris omvatten:

1. Alle ingekomen – en uitgaande stukken van het bestuur worden door de secretaris, indien nodig in samenspraak met de voorzitter, geselecteerd op belangrijkheid om op de agenda van de eerstvolgende bestuursvergadering op de lijst van ingekomen stukken vermeld te worden.

2. Uitschrijven van de vergaderingen.

3. Voorafgaande aan het kalenderjaar doet hij/zij een voorstel voor een vergaderoverzicht voor het volgende kalenderjaar.

4. De bestuursleden en eventuele uitgenodigde sprekers ontvangen uiterlijk één week voor de vergadering via de mail de agenda met bijlagen en het verslag van de vorige vergadering.

5. Het verslag van de (bestuurs)vergaderingen geeft een overzicht van besproken onderwerpen. Gemaakte afspraken en/of genomen besluiten en een korte samenvatting van de overwegingen die bij de onderwerpen zijn gemaakt. Tevens vermeldt het verslag de datum waarop de vergadering plaatsvindt alsmede de vergaderlocatie en wie er aan- en afwezig zijn.

6. Archivering van de bestuurstaken
De agenda en verslagen van de (bestuurs)vergaderingen worden op datum en volgnummer digitaal bewaard. Het actuele archief beslaat een periode van acht jaar. Dit tijdvak is gekozen omdat vanuit de belastingwetgeving desgewenst wordt teruggekeken in het archief.

Inlichtingen bij: Sjoerd Veerman, 06 23974997 of via de mail: penningmeester@nvwa.eu